Robotic Process Automation

Es ist verlockend, Ausschau nach Prozessen zu halten, die automatisiert werden können. Ob die eigene Enterprise Software gesteuert werden soll, Kundenvorgänge automatisiert bearbeitet werden können oder komplexe Fertigungsstraßen von Fehleranfälligkeiten durch sich verändernde Gegebenheiten zu befreien. RPA, also Robotic Process Automation, gewinnt in diesem Zusammenhang und mit zunehmenden digitalen Möglichkeiten rasant an Bedeutung. In diesem Artikel erhalten Sie eine komplette RPA Erklärung und Definition, erfahren, wie RPA entstand, wozu es gut ist und natürlich, wie Sie RPA in Ihrem Unternehmen gewinnbringend einbringen können.

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Was ist Robotic Process Automation?

Nutzerbasierte Kaufempfehlungen, persönliche Suchergebnisse, Erkennung und passende Archivierung von Dokumenten, Bilderkennung, Natural Language Processing. Die digitale Unternehmenswelt ist reich an Anwendungsgebieten, die sich weiterentwickeln und dabei häufig auf Künstliche Intelligenz stützen. Auch die Robotic Process Automation profitiert in erheblichem Maße von den Möglichkeiten artifizieller Intelligenz. Immerhin bezeichnet RPA zunächst einmal eine Software-Technologie, die menschliche Anwendungen simuliert und übernimmt und somit sowohl Back- als auch Front-Office Aufgaben effizient übernehmen kann. Somit lassen sich Aufwände verringern und in der Folge Kosten einsparen – oft mit weitreichenden Folgen. Besonderer Vorteil von RPA ist, dass keine wie auch immer geartete Implementierung in die Enterprise Software nötig ist. RPA steht über der Unternehmens-Software und kann Teilschritte automatisieren. So kann auch interne Software weiterentwickelt, angepasst oder ersetzt werden, ohne dass die Automatisierung per RPA übermäßig miteinbezogen werden muss. Die Software-Roboter greifen einfach auf die bestehenden Anwendungen zu und bearbeiten die gewünschten Prozesse teil- oder vollautomatisiert, ohne dass menschliches Eingreifen hierfür erforderlich wird. In vielen Unternehmen lassen sich bei genauerem Blick bis zu 50 Prozent der Abläufe automatisieren – dazu jedoch mehr im weiteren Verlauf dieses Artikels.

Festzuhalten bleibt, dass RPA wie ein Mensch auf Front- und Backend zugreifen kann, also auf die gleichen Datenbanken, was eine komplizierte Backend-Integration erübrigt.

Wie funktioniert Robotic Process Automation – erklärt mit einem realistischen Beispiel?

Nehmen wir zur Erklärung von RPA ein praktisches Beispiel eines Telekommunikationsanbieters. Ein Kunde schreibt eine E-Mail, da er seinen bestehenden DSL-Vertrag gerne kündigen möchte. Bislang saß hier in aller Regel ein(e) Mitarbeiter(in), der/die die E-Mail las, den Anhang mit der Kündigung öffnete, diese archivierte oder an die Buchhaltung weiterleitete, einen Eintrag zur Kündigung im System hinterlegte und dem Kunden schließlich antwortete, gemeinsam mit einer Kündigungsbestätigung. Ein aufwendiger Prozess – der sich problemlos automatisieren lässt. Im Zusammenspiel mit künstlicher Intelligenz lässt sich die eingehende E-Mail automatisiert öffnen und der Inhalt erkennen. Der eingesetzte RPA-Software-Roboter öffnet auch den Anhang und erkennt dessen Bedeutung, sendet automatisch Nachrichten an das System und die Buchhaltung und archiviert das Kündigungsschreiben in der betreffenden Datenbank. Anschließend, ebenfalls vollautomatisiert, wird dem Kunden die Kündigung mit Datum bestätigt und an diesen versandt. Ein menschliches Eingreifen ist für diesen Fall nicht nötig, oder wird es unter Umständen erst, sollte der Kunde weitere Fragen haben, die eine Eskalation erforderlich machen.

Dies ist sicherlich nur ein einfacher Prozess, für dessen Automatisierung keine großen Anpassungen im firmeneigenen System nötig sind. Da die Notwendigkeit für eine menschliche Bearbeitung indes komplett entfällt, kann der/die Sachbearbeiter(in) sich anderen Aufgaben widmen und so zur Effizienz und Kostenersparnis des Unternehmens beitragen. Bedenkt man, dass ein großes Telekommunikationsunternehmen sicherlich nicht nur eine menschliche Arbeitskraft beschäftigt, liegt der hohe Grad möglicher Kostenersparnisse auf der Hand.

Natürlich lässt sich dieses Beispiel auf zahllose andere Anwendungsfälle übertragen: Buchhaltung, Finanzdienstleistungen, Personalwesen, Supply Chain Management (Beschaffung, Abwicklung, Lagerbestände, Sendungsverfolgungen), Datenmanagement (Kopieren, Einfügen, Verschieben und Verwalten von Daten), Datenverarbeitung aus Internet-Anwendungen.

Wie ist RPA eigentlich entstanden?

Grundsätzlich ist die Automatisierung von Prozessen nichts Neues. Jeder hat die großen Industrie-Roboter im Kopf, gelbe Maschine mit langen und beweglichen Aufsätzen, die für Fertigungsstraßen programmiert werden und Autos beinahe selbständig zusammenbauen. Das Problem hierbei ist, dass es Myriaden von Anbietern, Prozessen und Lösungen gibt, die zu einem unübersehbaren Flickenteppich halbgarer Möglichkeiten geführt haben. Abgesehen vom oft intensiven Kostenaufwand und dem Mangel an Standardisierung verbraucht die passende Entwicklungen solcher Lösungen auch massiv Ressourcen. Noch dazu kann eine Änderung beispielsweise in der Enterprise Software dazu führen, dass die Programmierung aufwendig geändert werden muss. Anders funktioniert RPA, das auf bestehenden Systemen aufsetzt und sinnvoll automatisiert, ohne dass eine ressourcenzehrende Anpassung des eigenen Backends nötig ist.

Es lässt sich also mit Fug und Recht behaupten, dass RPA auf der bisherigen Prozessautomatisierung aus der Industrie aufsetzt, sich dank Künstlicher Intelligenz – ein Spezialgebiet der ESG Mobility – zum kognitiven System entwickelt und den bisher eingesetzten Robotern weit überlegen sind. Denn egal, wie intelligent ein robotisches System bislang eingesetzt wurde, wirklich lernfähig und zur Adaption fähig ist es nicht. RPA-Software indes kann schon jetzt Dokumente entziffern, menschliche Sprache analysieren, Anforderungen verstehen, bewerten und umsetzen. Dies zeigt auch den großen Unterschied zu Makros, dem bekannten Screen-Scraping oder Scripts auf. Während Makros und Scripts in aller Regel kurze Sequenzen sind, die üblicherweise manuell gestartet werden müssen, um vorprogrammiert eine Abfolge von Aufgaben auszuführen. RPA kann weitaus komplexere logische Abläufe bewältigen, auf die verschiedensten Systeme zugreifen und damit operieren kann.

Woran erkenne ich, ob ich einen Prozess mit RPA automatisieren kann?

Natürlich, allgemeingültige Faustregeln sind nicht ohne Weiteres abzugeben, ohne Ihr Unternehmen individuell kennenzulernen und zu bewerten. Kommen Sie gerne jederzeit auf uns zu, um eine kostenfreie und zielorientierte Einschätzung und Beratung zu erhalten. Wir geben Ihnen jedoch gerne eine kleine Vorab-Liste mit an die Hand, anhand derer Sie einen Einblick darin erhalten, ob Ihr Unternehmen von RPA profitieren kann (Spoiler: Es kann!):

Wenn Ihr Unternehmen Prozesse einsetzt, die:

  • Sehr arbeitsaufwendig sind
  • Auf strukturierten Daten beruhen
  • Eine hohe Fehleranfälligkeit der Daten durch manuelle Bearbeitung aufweisen
  • Lange Laufzeiten haben
  • Keinen Entscheidungskriterien bedürfen, sondern reglementiert und mit klaren Abläufen versehen sind
  • Standardisiert sind, also keiner wechselnden Varianz unterliegen (sprich: Es wird immer gleich gemacht)
  • Mitarbeiter aufgrund der Routine unzufrieden machen

Was sind die Vorteile von RPA?

Die Prozessautomatisierung durch RPA birgt zahlreiche Vorteile, von denen einige mehr und andere weniger offensichtlich sind. Natürlich: Durch die Automatisierung von Standard-Prozessen senken Sie die Bearbeitungsdauer und den Einsatz menschlicher Ressourcen. Dies bedeutet indes mitnichten nur die Einsparung von Personal und somit baren Geldes: Bedenken Sie auch die gesteigerte Kundenzufriedenheit, da z.B. eingehende Kundenanfragen, wie in unserem Beispiel die Kündigung, sehr viel schneller und absolut zuverlässig bearbeitet werden kann. Keine versäumten Kündigungstermine und falsche Rechnungen mehr, die Zeit und Ressourcen kosten und Kunden verärgern. Stattdessen liefert RPA eine optimale Performance, schließt Fehler aus und stellt den Kunden umgehend zufrieden. Die Mitarbeiter selbst indes sind auch glücklicher, da lästige, stets gleiche Routineaufgaben automatisiert wurden und die Mitarbeiter effizient in anderen Gebieten eingesetzt werden können. Dies steigert also nicht nur die Kostenersparnis und Kundenzufriedenheit, auch die interne Stimmung und Effizienz steigt erheblich. RPA könnte also statt für „Robotic Process Automation“ auch problemlos für „Rundumsorglos-Paket“ stehen.

Mit RPA können Sie Arbeitsabläufe optimieren, Bearbeitungszeiten verkürzen, Motivationen steigern, Transaktionsvolumina beschleunigen, Arbeitsgenauigkeit erhöhen, Kosten sparen, Governance und Compliance verbessern und: Skalieren! RPA ist jederzeit ausbaubar. Haben Sie erste Systeme automatisiert, zeigt sich schnell, dass durch die Hinzunahme weiterer RPA-Software-Roboter weiter optimiert werden kann und Ihr Unternehmen schneller wächst, als es mit herkömmlicher Industrie-Automatisierung jemals möglich wäre.

Einführung RPA ins Unternehmen – worauf muss ich achten?

Wenn Sie unsere kleine Checkliste geprüft haben, steht der Einführung von Robotic Process Automation nichts mehr im Wege. Wie so oft ist es bei der Implementierung von neuen Systemen wichtig, dass Management und Mitarbeiter bei der Einführung wach und zugegen sein müssen, da mangelnder Einsatz wie überall zu kostenintensiven Verzögerungen führen kann. Dies ist jedoch kein Nachteil spezifisch von RPA, sondern gilt für alle neuen Systemeinführungen in Unternehmen. Ein eingehendes Briefing aller Beteiligten ist daher zwingend zu empfehlen. Schließlich müssen Unternehmensmitarbeiter(innen) nicht nur wissen, was diese tun sollen, sondern auch, was sie künftig eben nicht mehr unternehmen müssen.

Auf Prozess-Ebene gilt es abzuwägen, welche Prozesse entscheidend sind. Sicherlich lassen sich auch unbedeutende und kleine Prozesse in der Automatisierung abbilden – dies führt jedoch nicht immer (Wortspiel incoming:) automatisch zu Kosteneinsparungen oder verbesserter Effizienz. Eine tiefgehende Prozessanalyse und -aufnahme ist unbedingt vonnöten. Die Experten der ESG Mobility rund um Dipl.-Ing.. Andreas Brandlmeier steht Ihnen bei dieser wichtigen Anamnese jedoch von Beginn an zur Seite, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen optimal von RPA profitiert.

Last, but not least ist auch die Auswahl der RPA Software relevant. Schließlich soll die Software sinnvoll eingesetzt und leicht zu bedienen sein. Zu komplexe Software kann vor allem im Rahmen der Entwicklung und Implementierung zu Problemen führen. Auch hier beraten wir Sie indes gerne über die optimale Ausstattung und Automatisierung Ihrer Prozesse.

Macht RPA für mein Unternehmen Sinn?

Sicher – wir haben Ihnen Vorteile aufgezeigt, die RPA Ihrem Unternehmen bietet, eine Checkliste eingeführt und auch beschrieben, worauf zu achten ist, wenn Sie diese modernen und topaktuellen Möglichkeiten der digitalen Entwicklung, ja, der Industrie 4.0, nutzen möchten. Die Gretchen-Frage indes bleibt: Ist RPA für mein Unternehmen geeignet? Kann ich RPA in jeder Branche einsetzen?

Die Antwort ist ein eindeutiges „jein“. Die Art der Prozesse, wenn wie beschrieben vorliegend, ist von Relevanz. Aber natürlich gibt es Branchen, die mehr oder weniger von RPA profitieren. Im Finanzleistungssektor, vor allem bei Banken, Versicherungen, aber auch bei Unternehmen, die massiv Kundendaten auswerten und bearbeiten – wie in unserem Beispiel des Telekommunikationsanbieters -, macht eine Automatisierung besonders Sinn. Im Gesundheitswesen, allen Arten von Verwaltungen, beispielsweise im öffentlichen Dienst, aber auch im Handel (E-Commerce) und im Bereich Transport und Logistik ebenfalls. Und selbstverständlich im Automotive- und Testing-Bereich. Überall, wo getestet und gefertigt, gemessen und ausgewertet wird, lassen sich Prozesse gewinnbringend und effizient automatisieren. Kommen Sie am besten noch heute auf uns zu und lassen analysieren, ob Ihr Unternehmen für RPA geeignet ist – und wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihrem Unternehmen zu helfen.