Robotic Process Automation – Welche Prozesse eignen sich für RPA?

Robotic Process Automation, im Regelfall mit „RPA“ abgekürzt, beschreibt den grundsätzlichen Vorgang, Prozesse zu Robotic Process Automation, im Regelfall mit „RPA“ abgekürzt, beschreibt den grundsätzlichen Vorgang, ganze Prozessketten und auch einzelne Prozesse zu automatisieren. Bislang vor allem aus dem Finanzwesen, der IT oder der HR-Abteilung bekannt, werden wiederholbare Aufgaben mit ähnlichen Anforderungen, die in hoher Zahl anfallen, gerne automatisiert, so dass nicht nur Einsparpotenzial frei wird und Mitarbeiter sinnvoller eingesetzt werden können. Oft ist auch eine Verschlankung und somit gesteigerte Effizienz der vorhandenen Prozess(ketten) die logische Folge einer Einführung von RPA im Unternehmen. Für eine genaue Definition, was Robotic Process Automation ist und wie diese funktioniert, empfehlen wir unseren ausführlichen Erklärungsartikel auf unserer RPA-Hauptseite.

Wie kann das eigene Unternehmen aber nun konkret von RPA profitieren? Wir erklären die grundlegende Natur der Prozesse, die automatisiert werden können. Außerdem geben wir euch eine Checkliste mit an die Hand, anhand der ihr eine unkomplizierte Ersteinschätzung darüber gewinnen könnt, welche eurer Prozesse sich für die Automatisierung via RPA eignen.

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Nicht alle Prozesse eignen sich für RPA: Wir erklären, worauf zu achten ist
Andreas Brandlmeier Cognizant Mobility

Andreas Brandlmeier

RPA Professional

9.11.21

Ca. 6 min

Welche Prozesse eignen sich für Robotic Process Automation?

Ehe ihr erwägt, RPA im Unternehmen einzuführen, solltet ihr einen genauen Blick auf eure Prozesse werfen. Sind diese bereits klar definiert, standardisiert und einfach nachvollziehbar? Besonders „if…then…“-Prozesse eignen sich besonders gut für die Automatisierung! Es ist dabei völlig egal, wo der Prozess integriert ist – ob im Kundenservice eines großen Unternehmens, ob in einer Industrie-4.0-Fertigungsstraße, in der regelmäßig Updates aufgespielt werden müssen, oder ob im Testing, wo sich ständig wiederholende Testabläufe durch einen Bot unternommen werden können.

In jedem Fall muss der zu automatisierende Task regelbasiert sein. Menschliche Kulanz können Bots nicht bieten, Einzelfallentscheidungen sind ebenfalls kein Fall für Robotic Process Automation. Die Aufgabe sollte grundsätzlich immer gleich ablaufen. Dies ist eine Einschränkung, die dank der rasant fortscheitenden Entwicklung im Bereich der Künstlichen Intelligenz langsam, aber stetig in den Hintergrund rückt – künftig werden immer mehr Varianten dank K.I. problemlos abbildbar sein.

Ein klassisches Beispiel ist die Gehaltsverwaltung in HR-Abteilungen, in denen die Aufgabe der Abrechnung nur einmal im Monat, dafür aber in großen Volumina anfällt, dabei aber immer gleich abläuft. Hier lassen sich bestimmte Abläufe wie die Eingabe der immer gleichen Art Daten via RPA automatisieren, solange sich der Prozess nicht plötzlich ändert. Natürlich lassen sich Varianten in einem gewissen Maß integrieren, auch komplette Änderungen oder eine hohe Anzahl möglicher Prozessversionen kann RPA abdecken – hier sind zwar individuelle Lösungen nötig, gerne beraten wir Sie aber auch diesbezüglich. Auch komplexe Aufgaben mit geringem Volumen lassen sich grundsätzlich via RPA automatisieren, gerade für dein Einstieg sind konventionelle Prozesse besser geeignet.

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Wo der klassische „gesunde Menschenverstand“ gefordert ist, ist Robotic Process Automation nicht einsetzbar.

Idealerweise kennen Unternehmen mit Interesse an RPA bereits vor der Einführung im Rahmen der Erstgespräche das Volumen und auch die durchschnittliche Bearbeitungsdauer (gelegentlich als „Average Handling Time“, kurz „AHT“ bezeichnet). Dies vereinfacht die Automatisierung erheblich und eröffnet ein hohes Einsparvolumen für das Unternehmen. Außerdem spielt auch ein offensichtlich scheinender Aspekt eine große Rolle für die Optimierung: Unternehmen sollten den zu automatisierenden Prozess idealerweise im Detail beschrieben und dokumentiert haben. Dabei sind wir als Unternehmen auch jederzeit gerne behilflich.

Auch die Art des Inputs ist entscheidend – ob Rechnungserstellung, Aufspielen von wiederkehrenden Sicherheitsupdates, K.I.-basiertes Testing oder Dokumentenweiterverarbeitung: Der Input muss digital erfolgen und wurde bislang manuell eingepflegt, beispielsweise Scans von Rechnungen. Der Bot, der die Automatisierung übernimmt, muss die Daten interpretieren können. Das geht nur, wenn verarbeitbare Daten vorliegen.

Eine Sonderstellung nimmt die Automatisierung per RPA in der Industrie 4.0 ein – es werden häufig individuelle Lösungen benötigt, die sich mit bislang bekannten Abläufen nur sehr aufwendig in Zeit und Kosten realisieren lassen. Hier kommt xRPA ins Spiel: xRPA bietet eine Plattform, bestehende Prozesse und Tools einzubinden und gleichzeitig fehlende Abläufe zu automatisieren, sowie neue und individuelle Schnittstellen hinzuzufügen. Dies erleichtert Übersicht und Administration und erlaubt die Fokussierung auf die Ergebnisse, statt der gezwungenen Beobachtung eigentlich simpler Abläufe. Als Resultat können sich beispielsweise Testingenieure mit wertschöpfenden Tätigkeiten im Unternehmen befassen, statt automatisierbare Routine-Arbeit zu erledigen.

Wenn ihr euch hier nicht sicher seid, ob eure Prozesse und Prozessketten automatisiert werden können, nehmt am besten direkt mit uns Kontakt auf, wir beraten euch in einem kostenlosen Erstgespräch mit unsere RPA-Spezialisten Andreas Brandlmeier und Jörg Hofmeyer gerne – nutzt einfach das hier verlinkte Kontaktformular.

Damit ihr optimal für das Gespräch vorbereitet seid, findet ihr jetzt natürlich auch noch die versprochene Checkliste.

RPA Prozesse Checkliste – Diese Prozesse lassen sich optimieren

RPA Prozesse - Diese Prozesse eignen sich Checkliste
Mit dieser Checkliste könnt ihr prüfen, ob sich eure Prozesse für die Automatisierung mit Robotic Process Automation eignen
Professional Andreas Brandlmeier

Andreas Brandlmeier

RPA Professional

Andreas ist geistiger Vater von xRPA. Er hat vor 3 Jahren die Idee entwickelt und die Toollandschaft zusammen mit Kunden kontinuierlich weiterentwickelt.